Első lépésként, határozd meg, hogy kinek írsz. Hogyan szólítod meg? Ez viszonylag egyszerű, mert mindig úgy kell kezdened: „Dear....”. Vigyázz azonban, hogy intézményt nem szoktunk az angolban megszólítani, csak embert. Két lehetőséged van: vagy tudod a nevét: Dear Tom, Dear Mr Black, vagy nem, akkor pedig a Dear Sir/Madam a megoldás.

Gondold végig azt is, hogy milyen a kapcsolatod a leveled címzettjével, mert ettől függ a levél udvariassági és hivatalossági foka. Sem a túl „bratyizós”, sem az indokolatlanul távolságtartó és hivatalos stílus nem kelt jó benyomást, következésképpen csökkenti az esélyeid, hogy a leveleddel eléred a kívánt célodat.

Jól gondold át, milyen céllal írod a levelet. Ehhez alaposan el kell olvasnod a feladatot. Egy hivatalos levél mindig ügyintézésről szól, valamit el szeretnél érni az írásművel. Ha ezt elfelejted beleírni, nemigen érsz célt. Az angol hivatalos levelekben a címzett iránti udvariasságból mindjárt az első mondatban tisztázzuk, miért zavarjuk sorainkkal, hogy ne kelljen sokat böngésznie: pl. „I'm writing to complain about.../ to ask further information about.../ to apply for the course or job... stb.”

A levél fő részét indítsd új bekezdéssel! Fejtsd ki bővebben a helyzetet és az ebből következő érveidet. Gyűjtsd össze a feladat alapján, hogy mit fogsz írni. Rendezd el ezeket a gondolatokat logikus sorrendbe. Ezután minden gondolat köré rendezz egy-egy külön bekezdést, ne kavarj egy mondatba vagy bekezdésbe gondolattöredékeket innen-onnan. Mondataidat és a bekezdéseidet logikai és időbeliséget kifejező összekötő elemekkel tedd gördülékennyé és jobban érthetővé, pl „first..., then..., finally...”, vagy „to start with..., moreover..., to sum up...” stb. Jó ötlet egy-egy bekezdés első mondatában is pár szóval felvázolni, mit készülsz kifejteni az adott bekezdésben.

A levél végén foglald össze egy mondatban, mit szeretnél elérni a fentiek fényében, pl. „I want a full refund.../ get the job.../ take part on the course... stb”.

Ezután búcsúzz el. Erre, mint a hivatalos levelek más fordulataira is úgynevezett „kötött kifejezések” (set phrases) állnak rendelkezésedre. Bármennyire is helyes lenne nyelvileg az „I am waiting for your answer”, itt az „I look forward to your reply” formula az elvárás. Az elköszönő formulának pedig a megszólítással kell összeillenie, pl a „Dear Sir”, mint leghivatalosabb, a „yours faithfully” formulával illik össze, míg az egy árnyalattal kevésbé formális „Dear Mr Black” párja a „yours sincerelly” lehet, és így tovább. A „set phrase”-eket magadtól kitalálni nem tudod, de ha az interneten bepötyögöd a „formal letters” szavakat, számtalan forrást találsz ilyen irányú ismereteid bővítésére.

Írj olvashatóan, ne csússz a margón kívülre, tiszteld meg az olvasódat a rendezett belső és külső formákkal. Megéri, mert meglátod, nem marad el az eredmény sem a nyelvvizsgán, sem amikor már „élesben”, valódi helyzetekben használod majd a nyelvtudásodat.

Sok sikert kíván ehhez:
Östör Zsuzsa,
az Euroexam vezető vizsgáztatója